一言以蔽之:企業因「過度分工」而「過度分功」,最後導致敗亡。
《穀倉效應》是《金融時報》編輯主任Gillian Tett的著作,她提出了Silo Effect,指出公司內部因為過度分工,讓各個(技術、業務、營運……)單位之間各自為政,就像一個個高聳豎立的穀倉,彼此鮮少往來、缺少溝通,大家都只專注在自身的利益,而非整個公司的利益,最後導致整個公司走向衰敗。
分工的優點
1913年,福特將T型汽車標準化,並切割生產線為小單位,弄出流水裝配線,讓每個工人專業分工於一小部分的重複性作業,從此打造出了汽車王國。T型車曾經達到美國汽車生產總量的60%,福特也因此成為汽車大王。
在現代工業中,分工是無可避免的,因為分工實在有太多優點了。
- 提高效率:分工可以將一個大型任務拆解成許多個小型任務,讓每個員工專注於完成自己的任務,從而提高整個工作的效率。
- 提升專業:分工可以讓每個員工只要學會自己的少數技巧,從而容易提高熟練度,也因只需專心於這少數技巧,容易做到專業化,有利於創造出更專業的技巧突破。這都能進一步提高生產效率。
- 降低成本:分工可以將同樣的工作分配給不同的員工來完成,進而降低成本。此外,由於員工專業化的提高,生產過程中的良率上升,進一步降低成本。
- 提高產能:分工可以讓每個員工都專注在自己的任務,而不需要為其他任務分心。因為每個人可以在較短的時間內完成更多的工作,就可以增加生產量。
分工的缺點
雖然分工有很多優點,但它帶來的缺點也不少。
- 缺乏整體視角:過度分工會讓每個單位只碰觸到一小塊,因此會缺乏靈活性,也缺乏整體視角。
- 缺乏資源共享:過度分工會減少單位之間交流的機會,人們會將其他部門視為外人,而非同公司的自己人。部門主管的本位主義,會使得部門之間不願意分享資訊,資源從公有財變成私有財。
- 只關注個體目標:過度分工會讓每個單位孤立,自給自足的性質會讓單位主管各有各的盤算,只關注自己組織的目標,而不是整個公司的目標。
漢朝建立後,取消了秦朝的郡縣制,強化了分封制。劉邦分封宗室子弟,他覺得諸侯王都姓劉、本是同根生,應該都會維護中央,然而最後還是爆發七國之亂。各單位互相對立,就像藩王山頭林立,明爭暗鬥會給公司帶來很多問題。
現代專業分工的弊病,就是各單位自成一家。部門的不進行交流,導致員工間的不了解、甚至是對立。這也會導致重複勞動、以及資源使用效率低下。許多可以通過合作更有效地解決的問題,也因為過度分工而無法被解決,公司就無法適應不斷變化的環境。
降低穀倉效應
要改善分工帶來的缺點,就是要強化跨部門溝通,書中提出幾個方法。
打破空間隔閡
隨著員工數增加,臉書為了增加部門之間的互動,公司決定改變空間設計,像是拆除辦公室內的隔牆、增添白板、辦公大樓之間用數座空橋連接……等,就是為了提高員工之間相遇的機會。
如果廠區無法連接在一起,就儘量建在附近,舉例來說,台積電廠區於竹科內就建有總部、研發中心、晶圓二,三,五,八,十二A,十二B廠、先進封測一廠,廠區之間有交通車,讓同仁來往容易。
新人訓練營
臉書的作法是,不管資歷深淺,新人都要參加6週的Bootcamp。除了學習臉書的程式系統以外,更重要的是融入企業文化。不同部門的新人在訓練營中互相認識、建立同梯情誼,讓他們未來加入不同部門後,仍能保持聯繫,有助於打破部門之間的本位主義(或至少跨部門合作時見面三分情)。
另外,培訓期間主要強調基於團隊的學習,例如分組完成作業,這可以鼓勵來自不同背景和技能的員工之間互相交流,打破孤島而營造凝聚力。培訓期間也會教授不同學科的廣泛技能,例如不同技術專業、時間管理、做報告的技巧,這種跨學科的方法鼓勵員工全面式地思考問題,而不是只關注自己的專業領域。通過訓練營可以讓同仁強化團隊合作和跨職能解決問題的技巧。
駭客松活動
駭客松活動,是指所有軟體開發相關的人員,包括程式設計師、介面設計師、圖形設計師、專案經理……等,聚在一起去進行某項軟體專案。臉書利用這種Hackathon之夜,讓不同部門的員工重新分組,一起開發新產品,來打破部門疆界,促進溝通和協作,並營造一種重視和獎勵團隊合作和跨職能解決問題的文化。
在臺灣,晨星半導體也有這樣做法,就是war room(作戰室),強迫各個部門在一起解決問題,由於員工被關起來很痛苦,要解決問題才能獲得出獄許可證,因此員工就會主動分享所有知道的資訊,如此不同群體之間的障礙就被打破了。
war room在一個狹小的會議室,沒有任何隔間,擠著來自各部門的員工,「一時間做不出來,又較緊急的project,就得往裡面關。」晨星員工透露,這樣做的目的就是要省去層層溝通的成本,「所有人關在war room,有問題就直接說,做不完就不能走,直到問題解決為止。」
晨星四傑以快打慢塑造魔鬼企業(今週刊@2010/12/16)
扁平化組織、水平化組織
察覺到穀倉效應的問題後,許多公司開始推行扁平化組織,不過組織也不可能太扁平,因為每個主管的管理幅度是有限制的(一個主管沒有能力管太多員工)。所以就發展出taskforce的團隊,也就是維持原本的垂直組織(實線組織),但在某些需要跨部門合作的專案,再額外成立專案小組(虛線組織)。
這個小組雖然不是實線的組織,但由於小組長會由某些主管或是資深同仁來出任,也就是小組長會有跨單位的影響力,因此這個水平化組織就可以在整合不同部門能力,解決特別的task。
組織調整、任務輪調
適度的reorganization對減少穀倉效應是有幫助的,原因是當員工在不同的團隊之間輪換時,可以讓他們更了解公司的不同部門內(或不同主管轄下)是如何運作的。而且輪換員工有助於他們在團隊之間建立更穩固的關係,進而實踐分享知識、想法,從而改善溝通和協作。除了輪調員工,也可以輪調主管,讓主管增加跨職能的理解,並知道不同單位的第一線員工之真實想法,避免因為不理解其他單位而互相怪罪。
如果組織或主管因為某些原因不適合調整,也可以在同單位下做任務輪動。job rotation可以使員工對其挑戰有更廣闊的視野,而學習到不同的技能,這樣可以增強員工解決問題的能力。另外,當員工參與不同任務後,可以減少職業倦怠並提高敬業度。
訂定鼓勵跨部門合作的目標
跨部門最常遇大的阻礙,就是不同單位間互不合作,很多時候,本質的原因就是利益衝突,「分工」也會造成「分功」。因此企業要設定跨團隊共享的KPI績效評核指標,提供基於整體團隊的激勵,鼓勵團隊朝著共同的目標努力。
科學園區內公司實施員工分紅,就是激勵員工追求公司的最大利益,而不是只顧著本位主義。舉例來說,有些技術因為太過困難、容易失敗,技術部門可能不願意去嘗試,但一旦成功卻會為公司盈餘帶來巨大的成長,這時候產品規劃部門只要對R&D團隊說明為公司帶來的好處,由於最後可以分到好大一杯羹,R&D部門就會願意去挑戰。