一言以蔽之:生產力不是指「做」了多少,而是指「成就」了多少。
這是一本很有趣的書,作者花了一年的時間,做了很多的實驗,包括:
- 每週工作40小時或是90小時;
- 不同的時間睡覺、不同的時間起床;
- 記錄自己時間花在哪裡;
- 記錄自己每天何時精力充沛;
- 喝不喝、何時喝咖啡,喝多少水;
- 運動或不運動;
- 不同的飲食……等等。
藉由這些實驗的觀察結果,作者提出生產力的三大要素,並歸納了26章提高生產力的方法。由於生產力就是由這三個要素所組成,所以我把一些書中介紹的方法分到這三個主題去。
生產力 = 時間 × 專注力 × 精力。
時間
所有的事情都需要時間才能完成, 而時間之神對所有人都是公平的,每個人每天都有也恰只有二十四小時,而且時間沒有辦法可以儲存,所以其實人們無法管理時間,所謂時間管理其實是管理我們對事情的優先順序。
隨著科技的進步、網路的發達,現在人手一支智慧型手機,在坐捷運的時候,所有人都在滑手機。作者在書中指出,生產力的最大殺手就是「網路」,一下子看Facebook、一下子看Instagram,再一下子看股市指數,時間都被浪費掉了。雖然現在5G網路吃到飽已經很便宜了,但我自己還是使用沒有網路的易付卡,就是為了戒斷網路的不必要使用。
人的大腦,有二個系統在互相競爭:前額葉皮質和邊緣系統。前額葉皮質是大腦的執行長,負責理性的高階認知能力;邊緣系統的伏隔核則是獎賞中樞,令我們順從本能的衝動。當我們決定起身去做某一件重要的事情,這就是前額葉皮質獲勝了;反之,當我們決定再看一集電影,明天再去處理那件事,就是邊緣系統獲勝了。
每個人都會拖延、浪費時間,尤其是對於有以下特質的事情:
- 無聊、不好玩
- 令人感到挫折
- 不清楚確切要做什麼
- 很困難
- 沒有意義
為了避免拖拖拉拉浪費時間,當我們在做有這些特質的事情時,我們可以給予自己一些獎勵,例如做這事時聽音樂或者是喝好喝的果汁;也需要先去請教別人,來讓事情有條理而知道該怎麼做;把一件很大的工作,分解成細小的任務(電動遊戲之所以好玩就是因為有連續而明確的小任務可以解);最後完成這件事時,獎勵自己去吃大餐。這些都是讓前額葉皮質重新掌控大腦的方法。
作者在書中提到另外一個節約時間的方式,便是委託他人。以前我在做教學投影片的時候,我都親力親為,畢竟我自己很會做PowerPoint。但現在我的member來找我問問題的時候,我都在白板或A4紙上畫圖說明,他們就會拍照或帶紙張帶回去,再整理成PowerPoint,並藉由整理文件時複習,有時候還會找出我的漏洞。我發現這個做法更好,由於不再受限於我自己一個人做投影片,我們團隊反而可以創造出更多份的教學文件,甚至我們的中文教學影片還可以上英文字幕。
專注力
每個人的專注力是很有限的,例如這幾項都是霸佔專注力的黑名單:
- 回覆電子郵件
- 回覆即時通訊(例如Line、Teams、……等)
- 參加反覆召開的週期性會議
我自己的做法,同時也是作者的建議,是不要太常打開信箱去檢查有無新的電子郵件,同時也要關閉即時通訊的「登登登」的提示音,這些通知提醒只是會干擾集中的專注力而已。另外,低效率的會議則是要避免參加。
電腦的CPU可以多工處理, 電腦內裝置需要處理器注意時,會發IRQ中斷訊號,然後處理器就會調派資源來處理。但人腦不是電腦,人腦不擅長處理multi-task,所以interrupt會讓生產力下降。說到multi-task,我讀過一本很有趣的小品書《Why Men Lie & Women Cry》——書名就很有趣了,書中提到由於演化的關係,男性為了成為優秀的獵人,所以男生幾乎無法同時處理多個任務,因此更需要專注地做事。
「to-do list」——把心中想做的事寫成清單,是作者推薦另外一個好方法,我自己也都會這麼做。有時候我的鄰兵會笑我,因為我連水壺裝水這種小事都會寫在待辦清單的紙上,但對我來說,把這些寫下來可以幫助我梳理腦內的思緒,作者稱這為「腦內大掃除」,對集中注意力很有幫助,可以減緩壓力,還可以促使自己採取行動。
這是因為我們的頭腦比較像CPU而不像HDD,人腦不是用來記住想法(硬碟)而是用來製造想法(處理器)。因此我們要把購物清單寫下來、把約會寫在行事曆上,把這些煩雜的資訊從大腦中提取出來,反而可以擴大大腦處理其他重要事情的頻寬。
精力
每個人的生活方式不同,每天精力最活躍的時段也不相同,有人是早起鳥、有人是夜貓子。作者提到的方法是善用『生理黃金時段』,在自己精力最充沛的時段做最重要的事。
那要如何提高各個時間點的精力呢?作者提出三個面向:
- 飲食
- 運動
- 睡眠
俗話說:「You are what you eat.」飲食對體力影響是最巨大的,如果一直吃垃圾食物,哪天變成垃圾人也不奇怪。要能擁有充沛的精力,其實只要做到吃未加工的原型食物,以及吃飽就不要再吃了。這二招就足夠了,這二招其實也是減肥的最佳方法。
- 吃原型食物:原型食物一般也是低升糖指數的食物,可以維持血糖水平的穩定。
- 吃飽就不要再吃了:飽食感傳達到腦需要15分鐘,因此要細嚼慢嚥,吃七分飽即可,讓飽食感有時間傳遞。
飲料的部分,則是多喝水,少喝含糖、含酒精、含咖啡因的飲料,因為這些飲料都是預支未來的能量,長期並沒有好處(早上可以得到+50的能量,但下午卻要還-100的能量)。我個人覺得戒糖最為困難,東西要好吃總是要加糖(君不見美食之都台南的東西都特別甜嗎)。所謂「糖上癮」,就是說糖跟毒品都一樣能刺激腦中的多巴胺受體,能傳遞愉悅的資訊。 衛福部建議:「每日精製糖攝取量控制在50克以內。」50g相當於一杯500cc飲料所含的糖。另外,零卡可樂用代糖取代方糖,雖然沒有熱量,不過代糖也不是什麼好東西,也是少喝為妙。
有人說運動是最有效的藥,運動除了能讓身體健康,還能釋放腦內啡,讓心情變好。運動對神經系統的幫助,可以提供我們更高的精力和耐力,並緩解壓力和疲勞。運動「333」原則說:「每周至少運動3次、每次超過30分鐘、心跳達到每分鐘130下」,世界衛生組織還建議提高到「533」:「頻率增加到5次或運動時間超過150分鐘」。
雖然我們都知道「要活就要動」,但對於沒有運動習慣的人要開始運動其實挺難的,要維持運動習慣也不容易,作者主張先選擇一個喜歡的運動開始,一開始不用在意強度與時間,先享受運動帶來的正面影響。從小改變著手再持續遞增,是培養運動習慣的關鍵。
第三個跟精力有關的是睡眠。結束了一天繁忙的工作,會覺得自己很累、好像身體被掏空了,如果又沒有充足的休息,就會陷入慢性疲勞的泥淖。我們都知道睡得不夠,表現會變差,這是因為睡眠不足會降低記憶力、注意力和推理能力。
我推薦「6 tips for better sleep」這部TED影片(可以選中文字幕),它介紹了這些幫助入眠的方法:
- Regularity: 每天固定時間上床。
- Temperature: 控制房間的溫度適中。
- Darkness: 睡前遠離電子設備(藍光波長)、維持房間的黑暗,有助於分泌褪黑激素。
- Walk it out: 如果一直睡不著,下床走一走。
- Monitor alcohol and caffeine: 睡前不飲用酒精和咖啡因。
- Wind down routine: 睡眠儀式。